Como organizar uma reunião produtiva

June 7, 2017

Fotos: freepik

 

Atire o primeiro relatório quem nunca torceu o nariz quando o assunto é reunião na empresa. Vamos ser sinceros: por não planejar corretamente estes eventos, muitas empresas perdem um tempo precioso que poderia estar sendo melhor aproveitado. É muito comum ver empregados distraídos ou com cara de tédio nesses encontros. Mas não precisa ser assim. Para ser produtiva, uma reunião com a equipe deve ser bem planejada. Saiba como:

 

 

 

 

1 – Defina o objetivo: a primeira coisa é saber exatamente qual será o tema da reunião. Parece simples, mas na hora do planejamento podem vir muitos assuntos à tona que merecem mais atenção e que não devem ser discutidos em apenas um encontro.  Além disso, o planejamento evita que o grupo se disperse ou que comece a discutir outras pautas. Se isso acontecer, é muito provável que estes outros temas sejam importantes. Anote-os para discuti-los em outra ocasião;

 

 

2 – Os participantes: convide as pessoas que realmente têm que estar presentes, seja para serem orientadas ou para contribuir com o tema. O excesso de pessoas pode levar a conversas paralelas que acabam atrapalhando o andamento do processo. Uma boa ideia é que apenas os líderes de cada equipe participem e que depois eles repassem o que foi discutido para o resto do time;

 

 

 

3 – Seja objetivo: a maioria das pessoas se distrai facilmente após 10 minutos ouvindo outra falar. Se você pensou em power point, esqueça. Use seus recursos pessoais escolhendo bem as palavras e utilize técnicas de impostação de voz (cuidado com ambientes pequenos), postura corporal e olhe nos olhos de todos. Além disso, movimente-se bem pelo ambiente. Suas chances de ganhar atenção de todos irão aumentar muito;

 

 

 

4 – Cuidado com o relógio: seja pontual e defina um horário para começar e terminar o encontro. Isso mostra respeito aos colegas. Além disso, com horário de encerramento definido, as pessoas ficam menos ansiosas e mais focadas para resolver objetivamente tudo o que foi planejado. Se possível, reserve a sala de reuniões pela manhã, que é o horário em que todos estão mais descansados;

 

 

 

5 – Participação: existe um motivo para você ter sido convidado. Isso não quer dizer que você deverá ficar invisível ou, ao contrário, ser o centro das atenções. Não tenha medo ou vergonha de se manifestar, mas faça-o apenas se tiver algo importante para contribuir e preste atenção aos colegas que estiverem falando sem interrompê-los;

 

 

 

6 – Comes e bebes: são um grande incentivo à participação e ajudam a quebrar o gelo, principalmente se a equipe não estiver tão entrosada. O ideal é que sejam servidos petiscos leves (salgados e doces), sucos, refrigerante e café antes e depois da reunião. Isso ajudará as pessoas a conversarem mais, promovendo até o surgimento de novas ideias e amizades.

 

 

7 – Final: terminada a reunião nunca se esqueça da ata, que deve ser distribuída para todos os participantes. Dessa forma eles poderão sempre se lembrar do que ficou resolvido evitando problemas de comunicação.

 

Colocando em prática estas dicas simples e eficazes, certamente sua reunião será um sucesso!

 

 

 

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