Como usar corretamente WhatsApp e e-mail no trabalho

June 14, 2017

 

 

É impossível pensar em trabalho sem o uso das ferramentas digitais. A cada dia surgem novos aplicativos e programas que melhoram a comunicação e a troca de arquivos no mundo corporativo. E como este é um processo rápido, nem sempre as pessoas aprendem a utilizar estas ferramentas de forma correta. Fizemos um pequeno guia para te ajudar com duas das principais delas: o WhatsApp e o e-mail. Veja:

 

Fotos: Freepik

 

 

 

WhatsApp

 

Com mais de 1 bilhão de usuários em todo o mundo, sendo 120 milhões apenas no Brasil, o WhatsApp é praticamente uma unanimidade. Hoje em dia é muito mais fácil ouvir um “me passa um whats” do que o antigo “me liga”. Com tanta gente usando o aplicativo, não é de se estranhar que ele esteja no dia a dia das empresas: é uma ferramenta prática, acessível, barata e que tem a rapidez exigida pelo mundo dos negócios. Mas, infelizmente, nem todos sabem como usar corretamente o aplicativo no trabalho. Veja a seguir algumas dicas:

 

 

1 – Grupos: os grupos são criados por pessoas que têm os mesmos interesses. Em uma empresa, por exemplo, pode haver o grupo “equipe de vendas”. Muito cuidado ao enviar mensagens. Lembre-se que todos os envolvidos estão no grupo a trabalho, então você deve enviar apenas mensagens que sejam relevantes a todos. Nada mais irritante do que aquela sequência interminável de “bom dia”. Apesar de parecer uma gentileza, acaba incomodando muito os participantes que, a todo momento, param para checar a mensagem pensando se tratar de alguma coisa importante;

 

 

 

2 – Objetividade: ao enviar uma mensagem profissional, seja o mais objetivo possível. Ninguém tem muito tempo nem paciência para ficar lendo textos grandes e que não vão direto ao ponto. Se o assunto for muito longo, considere a possibilidade de fazer uma ligação ou mandar um e-mail. Dessa forma, haverá menos chances de falhas na comunicação; em relação ao texto também é muito importante que você leia bem antes de enviá-lo: erros de português, excesso de abreviações e “emoticons” passam uma imagem pouco profissional;

 

 

3 – Silêncio: quando você tem muitos contatos, é muito provável que seu celular fique “apitando” o tempo todo. Durante o trabalho, para não atrapalhar sua concentração e a dos outros, silencie os grupos menos importantes, ou pelo menos aqueles em que você não está envolvido no momento. Com isso fica muito mais fácil resistir à tentação de ficar checando as mensagens a cada segundo e ainda correr o risco de perder tempo com mensagens vazias;

 

 

 

4 – Leitura: se você não estiver esperando nada urgente, reserve um horário para ler todas as mensagens. Assim você não interrompe suas atividades a todo momento e ainda consegue ler e responder a todos com calma. Pode ser no final de cada manhã ou tarde ou ainda ao término do horário de almoço. O importante é ter bom senso e não ficar “grudado” no aparelho o tempo todo. Além disso, respeitar as regras da empresa com relação ao uso de qualquer aplicativo é fundamental. Algumas permitem o uso apenas para fins profissionais. Outras já são mais tolerantes quanto ao uso pessoal. Procure se informar sobre a política do uso do WhatsApp em sua empresa para evitar o constrangimento de uma advertência.

 

 

 

 

E-mail

 

Também muito usado nas empresas, o e-mail tem algumas vantagens sobre o WhatsApp: com ele é possível enviar, de forma mais organizada, textos mais longos, fotos, mensagens com cópia oculta e arquivos mais “pesados”. E, assim como o aplicativo, precisa ser bem utilizado. Veja algumas regras:

 

 

 

1 – Endereço: utilize um endereço profissional, por exemplo, seu cargo ou seu nome seguido de “@nomedaempresa.com.br . Isso passa mais credibilidade do que um serviço de e-mail gratuito e evita constrangimentos como o uso de nomes muito pessoais como “gatinha@” ou “joao_1990@”.

 

 

 

2 – Cópia oculta: por incrível que pareça, muitas empresas ainda não sabem utilizar este recurso. Você já deve ter recebido mensagens com uma lista enorme de e-mails de outras pessoas. Isso acontece, pois, os endereços não foram colocados de forma que fiquem “invisíveis” para você. Com isso muitos oportunistas se apropriam destes endereços para enviar todo o tipo de material indesejado, o “spam”. Aí você tem mesmo que acionar o “lixo eletrônico”.

 

 

 

 

3 – Texto e anexos: Assim como no WhatsApp, muito cuidado com o texto. Antes de enviar, se necessário, revise o texto mais de uma vez. Preste também muita atenção no endereço de e-mail para quem ele será enviado. Enviar um e-mail para a pessoa errada pode fazer com que você fique tranquilo achando que enviou a mensagem, mas não. E você também corre o risco de enviar, por engano, alguma mensagem sigilosa. Os anexos não devem ser muito “pesados”. Se a alta resolução de uma imagem, por exemplo, não for importante, redimensione-a para ficar mais leve.

 

 

 

Siga estas regras e fique seguro de que, sabendo usar, estas ferramentas digitais vão facilitar muito sua vida sem atrapalhar a dos outros.

 

 

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